Routinearbeit ersetzen.Nicht Menschen.

KIKRATIE ist die KI-Beratung und KI-Schulung der ProAgentur GmbH aus Wien. Wir helfen Unternehmen, Gemeinden und öffentlichen Einrichtungen in Österreich, Routinearbeit wie Belege, Ablage, Dokumentation oder das Sortieren von E-Mails an KI zu übergeben, damit Ihr Team mehr Zeit für Kunden, Bürgerinnen und Bürger, Entscheidungen und gute Arbeit hat. Unser Leitsatz: Routinearbeit ersetzen, nicht Menschen.

Für Ein-Personen-Unternehmen, kleine und mittlere Betriebe, größere Unternehmen sowie Gemeinden, Städte und öffentliche Einrichtungen in Österreich, die wiederkehrende Büroarbeit reduzieren wollen. Eine unserer wichtigsten Referenzen ist die Stadt Wiener Neustadt. Technisches Vorwissen brauchen Sie nicht. Wir beginnen dort, wo Sie gerade stehen.

Ja. Gemeinden, Städte und öffentliche Einrichtungen sind ein Schwerpunkt unserer Arbeit. Unsere wichtigste Referenz ist die Stadt Wiener Neustadt: Dort begleiten wir die Bedarfsermittlung mit Teamleitungen und Abteilungen, Beratung, Einführung und die Schulung von rund 300 Mitarbeitenden. In der Verwaltung entlastet KI vor allem bei Protokollen, Aktenvermerken, Anfragen von Bürgerinnen und Bürgern, Recherchen und Berichten. Wir achten dabei besonders auf Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und klare Regeln für die KI-Nutzung.

Gemeinsam mit Ihnen, nicht am grünen Tisch. Nach einem Auftakt mit der Leitung bringen die Teamleitungen in Teamleiter-Meetings die Aufgaben und Engpässe ihrer Bereiche ein. In Workshops mit den Abteilungen erarbeiten wir dann, wo KI wirklich entlastet, welches Vorwissen da ist und welche Werkzeuge genutzt werden. Daraus entsteht ein Schulungsplan pro Abteilung. So sind wir auch bei der Stadt Wiener Neustadt vorgegangen.

Laut einer Studie des MIT (NANDA, „The GenAI Divide“, 2025, vorläufige Ergebnisse) erzielen rund 95 % der Unternehmen mit generativer KI keinen messbaren Ertrag; die RAND Corporation (2024) schätzt, dass über 80 % der KI-Projekte scheitern. Die Ursache ist selten die Technik, sondern der Ansatz: Werkzeuge werden ohne klares Ziel eingeführt, die Datenlage wird unterschätzt, das Team wird nicht mitgenommen und Pilotprojekte kommen nie im Alltag an. Erfolgreiche Unternehmen starten mit einem klaren Schmerzpunkt, integrieren KI sauber in ihre Abläufe und holen sich erfahrene Begleitung.

Ja. Wir empfehlen die Werkzeuge, die zu Ihrem Betrieb passen, egal von welchem Anbieter. Bei kleinen Unternehmen sind das oft Standardlösungen, die Sie schon haben oder günstig dazunehmen können. Die Beratung endet mit einer Empfehlung, nicht mit einem Produktverkauf. Die ProAgentur GmbH entwickelt auch eigene Software. Wo das für Sie relevant sein könnte, sagen wir das offen, und eine Umsetzung beauftragen Sie getrennt.

Ja. Artikel 4 des EU AI Act gilt seit 2. Februar 2025 für Unternehmen und Behörden, die KI-Systeme einsetzen, auch wenn „nur“ ChatGPT, Copilot oder ähnliche Werkzeuge genutzt werden. Seit der Änderung durch den Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026) müssen sie Maßnahmen setzen, die die KI-Kompetenz ihres Personals fördern. Ein bestimmtes Niveau jeder einzelnen Person ist nicht mehr vorgeschrieben. Eine Schulung mit Wissensüberprüfung und Teilnahmezertifikat ist eine solche Maßnahme und lässt sich sauber dokumentieren.

Der ROI-Rechner multipliziert Ihre manuellen Routinestunden pro Woche mit einem KI-Automatisierungsgrad zwischen 15 und 40 Prozent, dem Stundensatz und 52 Arbeitswochen. Die Spanne stammt aus begutachteten Studien: 15 Prozent (konservativ) nach Brynjolfsson, Li und Raymond (Quarterly Journal of Economics, 2025) mit +14 Prozent Produktivität im Kundenservice; 25 Prozent (Standard) nach Dell'Acqua u. a. (Harvard Business School und BCG, Organization Science, 2025), wo Berater 18 realistische Aufgaben 25,1 Prozent schneller erledigten; 40 Prozent (optimistisch) nach Noy und Zhang (MIT, Science, 2023) mit 40 Prozent weniger Zeitaufwand bei Schreibaufgaben. Gerechnet wird nur mit den Routinestunden; über die gesamte Arbeitszeit ist die Ersparnis kleiner (Federal Reserve Bank of St. Louis, 2025: durchschnittlich 5,4 Prozent).

Für Unternehmen mit Standort in Niederösterreich kann eine Digitalisierungs- oder KI-Beratung über den „digi Assistent“ von Land Niederösterreich und Wirtschaftskammer NÖ gefördert werden, abgewickelt über TIP (Technologie- und InnovationsPartner). Gefördert werden derzeit bis zu 60 Beratungsstunden, insgesamt höchstens 3.300 Euro. Die Anmeldung erfolgt durch Ihr Unternehmen vor Beginn der Beratung. Wir sind als TIP-Berater gelistet und klären im Erstgespräch gerne, ob das für Sie in Frage kommt. Für Gemeinden und öffentliche Einrichtungen gilt diese Förderung nicht.

Datenschutz ist Teil jeder Empfehlung. Wir klären, welche Daten mit welchem Werkzeug verarbeitet werden dürfen, achten auf Anbieter mit Datenverarbeitung in der EU, wo das nötig ist, und helfen Ihnen, klare Regeln für die KI-Nutzung im Team festzulegen.

KIKRATIE ist eine Marke der ProAgentur GmbH mit Sitz in Wien (August-Greiml-Weg 40, 1230 Wien). Wir beraten persönlich vor Ort und online, vor allem in Wien, Niederösterreich und ganz Österreich.